DETECTANDO FRAUDES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
Aunque las señales de alarma suelen estar
acompañadas de fraude, muchas representaciones
financieras erróneas son reportadas demasiado
tarde como para prevenir los daños, o no se
reportan del todo.Con los tiempos de cambio que vivimos y los
escándalos corporativos de los últimos años
no extraña que el fraude siga siendo una de las
principales preocupaciones que desvela a ejecutivos
y accionistas. La regla de Sarbanes-Oxley, diseñada
para prevenir y detectar fraude corporativo, ha
evidenciado prácticas fraudulentas que anteriormente
no se hubieran detectado. Hoy más que nunca, más
ejecutivos corporativos están pagando multas y
cumpliendo tiempo en prisión.
Ninguna industria es inmune a situaciones fraudulentas y a
la publicidad negativa que gira en torno a ellas, cuando se
descubren. Toda empresa, sin importar el tamaño, es vulnerable
al fraude y las administraciones deben saber cómo detectarlo o
por lo menos cuándo sospechar que está ocurriendo.
Malversación de activos, corrupción y fraude en los estados
financieros son las tres categorías más frecuentes de fraude
corporativo, de acuerdo con la Asociación de Examinadores de
Fraude Certificados (Association of Certified Fraud Examiners
_ACFE, por sus siglas en inglés). La mayoría de los incidentes
reportados corresponden a malversación de recursos. La
corrupción, categoría en la que se incluyen conflictos de interés,
soborno y extorsión, ocupa el segundo lugar. Por su parte, el
fraude en los estados financieros parece ser la menos frecuente.
Sin embargo, el fraude en los estados financieros es la que
debería recibir más atención por parte de los CEOs, directoresy accionistas pues es la que resulta más costosa, en dólares
absolutos así como en daño a largo plazo. De acuerdo con la
ACFE, la pérdida promedio en un incidente de fraude en los
estados financieros es de $2 millones de dólares, en comparación
a $375,000 y $150,000 en corrupción y malversación de
activos, respectivamente.
Pero si se toma en cuenta la pérdida de confianza de los
inversionistas, así como el daño a la reputación y potenciales
multas y procesos criminales se aprecia con más claridad por qué
las representaciones erróneas en los estados financieros debe
ser la peor pesadilla de todo gerente. En contraste, la Encuesta
Global sobre Fraude más reciente realizada por Ernst & Young
evidencia que las compañías podrían estar subestimando el riesgo
de fraude en los estados financieros.
Aunque la oportunidad de hacer representaciones erróneas existe
en cada línea del estado financiero, en la mayoría de los casos las
áreas responsables son pocas. Es importante que los gerentes
y analistas se familiaricen con estas áreas, y que sepan cuáles
señales de alarma pueden indicar su presencia. Claro está que las
señales de alarma no son signos seguros de fraude; más bien son
indicadores de que es necesario hacer preguntas y, sobre todo,
recibir respuestas razonables.
Para ayudar a los gerentes a saber cuándo levantar la ceja y
empezar a plantear preguntas presentamos seguidamente la lista
de esquemas de fraude más comunes y las señales de alarma
correspondientes.Sobrevaloración
de ingresossuperior del estado de resultados ya que sobrevaluar
o reconocer ingresos incorrectamente es una de
las formas más comunes de fraude en los estados
financieros.
Modalidades
•
Registrar el ingreso bruto en vez del ingreso neto.•
como intermediario.
Registrar ingresos de otras compañías cuando se actúa•
Registrar ventas que nunca se llevaron a cabo.•
Registrar ventas futuras dentro del periodo actual.• Registrar ventas de productos que están en consignación.
Señales de alarma
• Incremento en ingresos sin el incremento en el flujo de caja
correspondiente, especialmente conforme pasa el tiempo.
•
Transacciones simples, inusuales o altamente complejas,especialmente aquellas que ocurren cerca del final de un
periodo financiero.
•
cobrar.
Crecimiento inusual en el número de días de las cuentas por•
están teniendo ventas pobres.
Fuerte crecimiento de ingresos cuando compañías similares• Incrementos inusuales en ingresos o ingresos excesivos en
relación a compañías similares
Preguntas
•
¿Por qué incrementaron bruscamente los ingresos alfinal del periodo en comparación a los resultados del año
anterior, el año en curso o la proyección de presupuesto?
• ¿Cómo se compara el crecimiento de los ingresos al de
compañías similares durante el mismo periodo? Si es
sustancialmente más alto, ¿la explicación es razonable,
tiene sentido?
•
¿Las cuentas por cobrar incrementaron debido a uncliente en particular? Si es así, ¿es necesario crear una
estimación?Subestimación de gastos
Otra técnica común para maquillar los números es
subestimar los gastos, lo cual genera un incremento
en los ingresos netos.
Modalidades
•
para que no afecte negativamente la utilidad bruta.
Reportar el costo de ventas como un gasto no operativo•
activos en el balance general en vez de como gastos en el
estado de resultados.
Capitalizar los gastos operativos, registrándolos como•
en el periodo correspondiente.
No registrar algunos gastos del todo, o no registrar gastosSeñales de alarma
• Incrementos significativos y no explicados en activos fijos.
•
operaciones, mientras se reportan ganancias y crecimiento
en ganancias.
Flujos de caja negativos recurrentes provenientes de•
garantía, etc., que se reducen porcentualmente o no se
comparan a los de otras compañías en la industriaPreguntas
• ¿Por qué subió la utilidad bruta (por ubicación, producto
y área geográfica) durante el fin de año o fin del periodo
en comparación a los resultados del año anterior, el año
en curso o la proyección de presupuesto? ¿Es sensata la
respuesta?
• ¿Cómo se compara la compañía con sus competidores en
términos de ingresos netos durante el mismo periodo?
• ¿Cuáles fueron las principales adquisiciones de activos fijos
el año pasado? ¿El tratamiento del registro de activos es
consistente con el de años anteriores?Valuación inadecuada de activos
Las muy publicitadas reducciones del valor de
activos, seguidas de la divulgación de reportes
de reservas fraudulentos, deberían motivar a los
gerentes a prestar especial atención en cómo
se están reportando sus activos tangibles más
importantes.
Modalidades
• Manipulación de reservas.
•
Cambiar la vida útil de los activos.•
No realizar un retiro cuando es necesario.• Manipulación de las estimaciones del valor de mercado.
Señales de alarma
•
operaciones, mientras que se reportan ganancias y
crecimiento en ganancias.
Flujos de caja negativos recurrentes provenientes de• Bajas significativas en la demanda de los clientes y
crecientes fallas del negocio, en la industria o en la
economía en general.
•
Activos, pasivos, ingresos o gastos basados en estimadossignificativos que involucran opiniones subjetivas o
incertidumbres difíciles de corroborar.
Preguntas
• ¿Cómo está afectando la economía general la demanda de
los clientes y a los negocios? Los deterioros podrían indicar
que hay algún asunto de deterioro de activos con relación a
reservas de inventario o estimaciones.
•
Para las áreas donde hay estimaciones importantes, ¿cuálmétodo se utiliza para determinar la estimación?
•
¿Este método es consistente con los de períodosanteriores?
• ¿Cuál documentación soporte está disponible para apoyar
este cálculo?Otras áreas comunes para fraude
Hay otros esquemas que también se usan
frecuentemente para “maquillar las cifras” y lograr
que los resultados se vean mejor de lo que son.
• Sobre-estimación de pasivos durante los períodos “buenos”
y el ahorro de fondos para uso futuro contra bajos ingresos.
En inglés se le conoce como “cookie jar reserves”.
• Inapropiada revelación de información, en especial
con relación a transacciones con partes relacionadas y
préstamos a la administración.
• Ejecución de transacciones extremadamente complejas, en
particular aquellas que tienen que ver con financiamiento
estructurado, entidades de propósitos especiales,
estructuras registradas fuera del estado financiero, y
contrapartes inusuales.
En estos casos debe concederse
atención a estas señales de alarma:
• Una administración dominante
• La decisión de “arreglar” la contabilidad en el siguiente
período
• “Realidad” de una transacción que difiere del resultado
contable o fiscal
7• Contrapartes que carecen de sustento económico
•
agresivo
Múltiples memos racionalizando un tratamiento contableEntre las preguntas que se podrían
plantear se recomiendan:
¿Existe una presión muy agresiva por parte de la
administración para cumplir con ingresos reportados
anteriormente o metas de ganancias?
• ¿Puede la administración explicar el propósito de
negocios para entidades fuera de los estados financieros
consolidados?
• ¿Hubo ajustes importantes realizados al fin del período?
•
¿Ha habido un enfoque inusual en lograr un tratamientocontable específico?
• ¿Tiene sentido el propósito de negocios?
•
¿El tratamiento contable elegido permite a la compañíacumplir con ciertos objetivos?
•
Ha habido un cambio en el método para calcular lasestimaciones para cualquier partida en comparación al
trimestre anterior o períodos anteriores? Si es así, ¿por
qué?Ante la sospecha
de fraudeCuando las respuestas no son sensatas, es hora de considerar dos acciones: notificar al
comité de auditoría y llamar a los contadores forenses.
Los contadores forenses son los investigadores de las escenas de crimen en el mundo
financiero. Tienen amplia experiencia examinando el ADN de los estados financieros,
buscando en archivos electrónicos, documentos y bases de datos, y llevando a cabo
extensas entrevistas para descubrir y explicar los fraudes de estados financieros más
complejos. También están entrenados para descubrir y preservar evidencia que se
pueda admitir en una corte, si fuera el caso.
Al contratar a contadores forenses, es importante considerar tres cualidades. La
primera es la experiencia en contabilidad forense. La abundancia de escándalos
corporativos en los últimos años ha creado un boom en contabilidad forense, y muchos
contadores con experiencia fuera de esta especialidad se han establecido como
investigadores. Para las compañías que buscan su ayuda, es importante que averigüen
cuánto tiempo llevan practicando la contabilidad forense y si el personal que examinará
las señales de alarma tiene los credenciales adecuados (¿son contadores públicos o
investigadores certificados de fraude?).
La segunda cualidad es experiencia en la industria. Un contador forense con fluidez en
estados financieros para una compañía industrial o de venta directa podría perderse al
tratar de navegar los componentes ingenieriles y geofísicos de una investigación sobre
la posible sobre-estimación de reservas de petróleo y gas.
La tercera cualidad es la amplitud de servicios ofrecidos y el alcance global de la firma
de auditoría. Aunque un pequeño negocio especializado en contabilidad forense podría
realizar una investigación profesional sólida de un asunto pequeño, es posible que no
pueda tratar los asuntos que llevaron al fraude –como controles financieros inadecuados,
procesos insuficientes o no existentes, una infraestructura tecnológica débil o seguridad.
Una firma de servicios completa, por otro lado, puede moverse de una investigación de
fraude hacia la iniciativa de prevención de fraude que debería proceder.Confianza en el
propio criterioAunque las señales de alarma suelen ir acompañadas de fraude, muchas
representaciones financieras erróneas son reportadas demasiado tarde como para
prevenir los daños o no se reportan del todo. Algunas veces, estos reportes tardíos o
no existentes ocurren porque los gerentes no pusieron suficiente atención. En otras
ocasiones, podrían ser el miedo o la carencia de conocimiento sobre actos fraudulentos
las causas que impidan reaccionar a tiempo.
Más a menudo, la causa podría ser la falta de confianza de los gerentes en su propio
juicio o criterio. Ante una señal de alarma, el gerente puede pensar que hay una
explicación simple o evidente y que plantear la pregunta demostraría ignorancia o falta
de sofisticación financiera.
El planteamiento a todas luces debe ser otro. La contabilidad de toda compañía debe
ser entendida por su gerencia. Si no lo es, podría ser debido al fraude y no a falta de
sofisticación.
Los gerentes siempre deben confiar en su criterio al detectar señales de alarma. Unas
veces las señales tendrán explicaciones legítimas y razonables, pero otras veces podrían
ser la punta del iceberg de un fraude de estados financieros. Así que en resumen: en
materia contable no hay preguntas incorrectas, lo incorrecto es no plantearlas y sobre
todo no plantearlas a tiempo.Importantes transacciones con partes relacionadas
Estimaciones por devoluciones de ventas y reclamos de
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